24 стратегии за усмихнат и продуктивен ден
По-добро планиране + Повече продуктивност = Повече усмивки
Задачите ви все нямат край. Заспивате с мисълта за нещо недовършено или буквално забравено. Събуждате се с въздишка и не знаете от къде да го подхванете новия ден... Толкова много хора живеят в омагьосания кръг "нямам време". За радост стратегиите за продуктивност и управлението на времето са на ваше разположение.
Денонощието има еднакъв брой часове за всички ни. Как обаче ги използваме е различно за всеки един от нас. Предлагам ви 24 стратегии, които да изпробвате още от утре. Не е нужно да прилагате всички - изберете си тези, които ще можете да приложите успешно от раз и най-добре се вписват в начина ви на живот и нуждите ви.
1. Ставайте по-рано
Не ви каня в клуба "Ставай в 5 часа", но ако започнете да ставате само с 30мин по-рано ще имате време да изпиете кафето си спокойно, докато подреждате задачите си за деня. Ще имате време и да прочетете някоя страница от книга, малко спорт (който все отлагате, защото няма време), довършване на нещо по страничен проект.
Започнах да ставам в 6:30 всеки ден, без значение какъв ден е и от колко часа съм на работа. Тишината на утрото и времето, отделено само за мен, ми дават нужната концентрация и повишават продуктивността ми. Опитайте.
2. Спете достатъчно
Необходимият за пълно възстановяване сън е различен за всеки човек и се влияе от хронотипа му. Със сигурност знаете колко часа са ви необходими, за да се събуждате изпълнени с енергия. Доставяйте си ги винаги, ако желаете да се справяте с живота успешно и с усмивка.
3. Не забравяйте водата
Дълго време не пиех много вода, едва успявах да поема около 500мл дневно. Когато обаче това започна да ми играе лоша шега направих всичко възможно да имам винаги вода под ръка - на всяка маса, бюро и нощно шкафче имам бутилки с различна на вкус вода (ползвам етерични масла за това). Водата помага на кръвта да циркулира в тялото ни много по-бързо. Доставяйки повече кислород до мозъка си ще мислим много по-добре.
4. Създайте си сутрешен ритуал
Започвайте деня си така, както го желаете - топло кафе, ароматен чай, здравословна закуска, медитация или спорт, четене или писане в дневник, ароматерапия... Подредете го според нуждите и наличното ви време. Това ще ви позволи да започвате всеки свой ден с положителна нагласа и удовлетворение, че сте го започнали както сте желали.
5. Приоритизирайте
Колкото и да е пълен планерът ви със задачи, колкото и тикчета за отметнати такива да имате, не следвате ли основната си цел ще си е просто чиста загуба на време.
Сега, надявам се, че имате цел и приоритети, нали?!? Когато започнете да си планирате седмицата или деня винаги си задавайте въпроса: Как изпълнението на тази задача ми помага да постигна целите си? Как ми помага да работя за приоритетите си?.
Ако нещо не ви води към поставената ви цел наистина ли е най-важното нещо, което да направите днес?!?
6. Използвайте планер или календар
Едва ли има още някой, който не ползва календара в телефона си за отбелязване на задачи, срещи и събития. Правех го и аз, докато не останах едновременно без телефон и лаптоп. Е, минах отново на старото, но изпитано средство - класическия хартиен планер. А, и без резервен телефон не оставам де, но по други причини. Та, записвайте ги всички тези по-важни, по-спешни и инфарктни задачи из планерите и календарите си. Категоризирайте ги по спешност, важност, приоритет и област. За да бъдете фокусирани и ... да не купувате подарък за рожден ден в последния момент.
7. Използвайте time blocking
Или с две думи - блокирайте времето. Прекрасна техника, която ви позволява да разпределите деня си не по конкретни малки задачки, а на големи отрязъци от време, запазени за определени повтарящи се дейности. Този начин на планиране ви позволява спокойствие и гъвкавост, с които да не се чувствате притиснати от конкретен часови слот и да не се чувствате виновни, че не вършите важна задача в момента – просто знаете, че имате запазено време да нея по-късно.
Научете повече за Time Blocking-a - най-якият метод за планиране
8. Инвестирайте времето си умно
Всеки един от нас е използвал в определен етап от живота си израза: "Инвестирах време в този проект/връзка/работа...". Чувала съм хора от поколението на родителите ми да употребяват още по шокиращото "Дадох си живота за..., а то...".
Хвърляте ли пари на вятъра? Ама така, буквално! Сигурна съм, че не! Защо го правите с времето си тогава? Инвестирайте времето си както бихте инвестирали парите си. Умно. И съобразно приоритетите си. Всички стартираме деня си с 24 налични часа. Преди да решите да отделите час време днес ... например за скролване в социалните мрежи ... първо си отговерете на въпроса какъв ще бъде резултата от тази инвестиция.
9. Използвайте таймер
От работата ми в корпоративна среда възприех много удобен начин за отчитане на времето - настройвам таймер. Сега, когато работя от вкъщи, го ползвам още повече, да не кажа непрекъснато - 15мин почивка, 1н обяд, 30мин скролване в мрежата, 1н писане на статия, 20мин почистване, 8н сън... Ако използвате метода "Помодоро" знаете как и защо да го правите. Ако ли не - настройте си таймера сега.
10. Следете времето си
Може би сте си водили дневник какво ядете, ако сте били на диета, или следите банковите си извлечения, за да видите къде отиват парите ви. Направете същото и за времето – отбелязвайте си как минава един ваш ден от ставането до лягането, колко време отделяте за сутрешното кафе, за преглед на новините, да пътуване до работа, за започване на работа и т.н. Бъдете честни, не се съдете. Проследяването на времето ще ви отвори очите за много от полезните и не дотам полезните ви навици, а това ще ви помогне да управлявате по-добре онези нищожни 24 часа на денонощие, които имате.
Всяка една задача има своето определено време, в което може да бъде свършена. Знаейки колко време ще ви е необходимо ще можете много по-прецизно да организирате деня си в бъдеще. Пък може да започне да ви остава време и за по-приятни неща.
11. Научете се да казвате „не“
О, ДА. Любимо ми е. Когато казвате "да" на нещо или някого, всъщност казвате "не" на себе си и на нещо важното за вас. Избирайте мъдро какво допускате в живота си, когато казвате "да".
12. Спрете разсейването
Представете си шумоизолиран балон, пълен с продуктивност и фокусирана работа. Балон, в който няма други хора, без телефони, без поща, без социални мрежи - само вие и вашата задача. Сега си го създайте! И го създавайте всеки път, когато имате важна задача, изискващата цялата ви концентрация. Сложете слушалки в пълния офис, настройте телефона на самолетен режим, станете по-рано (т.1) - използвайте въображението си и бъдете гъвкави, единственото правило е да елиминирате всички разсейвания.
13. Мултитасквайте правилно
Мултитаскингът беше издигнат на пиедестал в недалечното минало. Времето обаче доказа, че не повишава продуктивността ни, води до изтощение на мозъка и в следствие на това до стрес и бърнаут. Има само един вариант, в който правенето на две неща едновременно може да е полезно и дори препоръчително – когато едната дейност изисква минимално мисловно усилие. Например – слушане на аудио книги докато пътувате към работа или докато шофирате; говорене по телефона докато зареждате пералнята или миете чиниите и т.н. Аз, лично, понякога готвя докато пиша статии, върша нещо друго докато говоря по телефона, обсъждаме важни неща с партньора ми докато гладя или сгъвам дрехите.
14. Искайте помощ
Когато се чувствате претоварени - делегирайте. Дори и да можете не е нужно да правите всичко сами. Обяснете как се пуска пералнята на 10 годишното си дете, покажете къде стои прахосмукачката и как се работи с нея на партньора си, обучете някой колега да върши някоя ваша задача... Делегирането е начин да осигурите лично време в графика си, но и възможност хората около вас да се чувстват полезни и да научат нови неща.
15. Групирайте
Прегледайте списъка си със задачи за деня и ги групирайте по вид/дейност/материали/място - вижте отново т.5. Винаги има сходни задачи, които може да изпълните една след друга – например изпращане на всички имейли за деня един след друг, провеждане на всички телефонни обаждания, измиване на всички прозорци вкъщи (вместо чистене на всяка стая поотделно и сменяне на почистващи препарати), докато пералнята върти изперете деликатните дрехи на ръка. Групирането ви позволява да се фокусирате върху едно нещо, мозъкът ви не превключва между различни дейности, а когато веднъж влезете в режим „изпълнение“ не губите натрупаната инерция (или препарати).
16. Стартирайте с най-важното
Започнете с изпълнението на най-голямата, най-сложната и най-важната задача. Доказано е, че в началото на активния ни период продуктивността е най-висока и мозъкът има най-много енергия, която започва да намалява с всяка задача, която изпълнява, или решение, което трябва да вземе. Така че стартирайте ударно.
17. Топ 3
Когато сте идентифицирали важните (т.3) и синергични(т.14) задачи/неща/ангажименти, избирайте в началото на всеки ден кои са трите, които трябва са бъдат изпълнени задължително ... Постарайте се тези задачи да бъдат конкретни, измерими и постижими в рамките на зададеното време. Няма значение какво се случва и какви други бури се разразяват, тези три неща трябва да се изпълнят, преди да се пренесете в обятията на Морфей. Ако вече сте мастъри в планирането може да увеличите и до 6 - според Айви Лий работи перфектно.
18. Записвайте всичко на хартия
Няма как да не спомена и тази супер практика - създател съм на дневници и планери все пак 😉
Спрете да събирате идеите и задачите в главата си – просто ги запишете на хартия, подредете ги и ги организирайте. Винаги, когато се сетите за още нещо, може да го допишете, но моля ви, направете си тази услуга и успокойте съзнанието си, като използвате лист и химикал.
Как да го направите - Brain Dump - изчисти мозъка
19. Sticky Notes
Още една апликация, която ползвах на служебния си компютър непрекъснато в продължение на 7 години. Защо ви я споделям? Хора сме, забравяме. Понякога дори не помня къде съм оставила Гинко Билобата 😉 За да се застраховате просто "изхвърлете" задачата от ума си - запишете я в планера или календара си, залепете бележка на хладилника или огледалото, настройте напомняне на телефона, използвайте Sticky Notes на лаптопа си. Правете го в момента, в който се сетите! Веднага! Записките са ви най-добрият приятел! Особено за идеите, които ви хрумват от нищото.
В Windows 10 и 11 е налично за ползване
20. 2-минутното правило
Ако можете да свършите новопоявила се задача за 2 минути, свършете я веднага. Ако се изисква повече време, запишете я, планирайте я и изпълнете по-късно.
21. Автоматизирайте
Всичко, което може да бъде свършено автоматично чисто и просто го автоматизирайте - плащането на сметките в онлайн банкирането, пазаруването електронно с готов списък, използването на готовите шаблони от планера ни всеки месец. Помислете още какво може да бъде свършено с минимални усилия от ваша страна и го автоматизирайте. Ефективността и спестеното време ще се увеличат.
22. Почивайте
Независимо каква работа вършим, мозъкът и тялото ни имат нужда от почивка, раздвижване и разнообразие. Постигайте повече ефективност в изпълнението на задълженията си като се раздвижвате на всеки час - пийте вода, направете офис йога на стола, отделете поглед от компютъра и го зарейте в далечния хоризонт. При усилена мисловна дейност правете кратка пауза на всеки 20-25 минути.
23. Подредете
Казват, че физическият хаос води до хаос и в ума. Не съм съвсем съгласна - в моя хаос има ред, удобен само за мен. На личното ми бюро има бележници, дневник, шишета с вода, чаша с кафе, 2 химикала и sticky notes освен цигарите, пепелника и телефона 🤭 С вашето действайте по-подредено, ако усещате разсейване - оставяйте само нужните ви за деня материали и най-важните документи да са на преден план. Всичко останало приберете в папки, чекмеджета и органайзери. 2 минути в края на работния ви ден са достатъчни да сложите всичко в ред.
24. Равносметките
Отделяйте по няколко минути в края на всяка седмица, месец и година да направите обзор на свършеното и постигнатото. Отбележете кое ви е било полезно, кое трябва да промените и фокуса за следващия период. Вечните Планери на DO Moments могат да са ви верен приятел в това - използвайте ги.
Вие сте на ред!
Ако все си пожелавате денонощието да има поне 25 часа, опитайте някоя от споделените стратегии. Споделете резултата си в коментарите.
Използвате други трикове за повече продуктивност и усмихнат ден - научете и нас. С удоволствие ще прочетем как се справяте. А и със сигурност ще сте полезни и на още някой.
по идея от imavreme.bg