Time Blocking - най-якият метод за планиране

И Илон Мъск, и Бил Гейтс са добре известни с това, че имат високи нива на производителност заедно със способността да максимизират всяка минута от деня. Те може и да не са особен фактор или пример за подражание за някои от вас, но фактът че са мега успешни е неоспорим.

Каква е тяхната тайна?

Time blocking или блокиране на времето.

Но какво е блокиране на времето? И как можем да го използваме, за да подобрим производителността си?

В тази статия ще ви споделя какво представлява блокирането на времето, неговите основни предимства и осемте стъпки, които можете да предприемете, за да започнете да го практикувате.

Какво е блокиране на времето?

Това е метод за планиране, който разделя деня ни на по-малки блокове от време. По време на всеки блок от време се фокусираме върху една задача или група от подобни задачи. Процесът е прост. По същество това е умение за управление на времето.

За разлика от списъка със задачи, блокирането на времето не само ни казва какво да направим, но и кога да го направим.

Това може да звучи като рецепта за планиране на бедствие. Но когато сме разделили календара си на часови блокове, това ни държи съсредоточени върху задачите и ограничава способността на другите да нарушават времето ни.

Нещо повече, вместо да следваме непрекъснато разширяващ се списък със задачи, блокирането на времето ни позволява да започнем всеки ден с график от конкретни задачи за изпълнение.

Защо това работи?

Блокирането на времето работи, защото изисква седмичен преглед на графика ни и ни принуждава да приоритизираме задачите.След като планираме седмицата си, коригираме съответно часовите си блокове за всеки ден. Прегледите в края на деня ще ни гарантират, че отчитаме всички незавършени елементи и нови задачи.

Освен това, блокирането на времето е експоненциално по-ефективно, тъй като е изградено върху предпоставката за извършване само на една задача в определен отрязък от време - еднозадачност. Мултитаскингът разделя вниманието и способността ни да се фокусираме.

Естеството на блокирането на времето за една задача може да подобри производителността с до 80%. Наистина можем да се съсредоточим за час или два наведнъж и да работим задълбочено.

С блокирането на времето нашият график се превръща в наш крайъгълен камък и елиминира необходимостта да решаваме върху какво трябва да се съсредоточим.

Ако някога зациклим и се объркаме какво да правим по-нататък, просто поглеждаме календара си, намереме подходящия часови блок и се връщаме в настоящия работен момент. Следователно не губим време или енергия да решаваме върху какво да работим по-нататък.

Но блокирането на времето не означава, че трябва да се откажем от необходими, но отнемащи време задачи, като преглеждането на имейла или други административни функции. Тайната е просто да групираме тези задачи и да ги планираме като блок в календара си.

С течение на времето ще постигнем по-високи нива на производителност, като не прескачаме между задачите и позволяваме на ума да се съсредоточи върху един тип проект.

Подходящ ли е time blocking-а за вас?

Ако нещо в списъка по-долу ви звучи познато, блокирането на времето може да е добър начин да си върнете контрола върху графика и живота си:

• Работният ви живот е толкова натоварен, че не можете да намерите време да се съсредоточите върху важни елементи като стратегия и дългосрочна посока.
• Вие сте управлявани от срещи и не можете да се съсредоточите върху това, което наистина има значение.
• Чувствате се като жертва на входящата си поща и непрекъснато отговаряте на имейл заявки през целия си ден.
• Имате проблеми с разбиването и планирането на по-големи задачи.
• Работата ви изисква да жонглирате с много различни отговорности, задачи и проекти.
• Борите се с баланса между работата и личния живот и намирането на време за забавление.
• Искате да опитате нов стил на работа, за да увеличите производителността си.
• Искате да постигнете повече от целите си.
• Търсите да вършите по-задълбочена работа - съсредоточаване върху една задача за продължителен период от време вместо повърхностна работа, при която постоянно сменяте задачите.

Ползите от блокиране на времето

След като веднъж поемем по този път и започнем да планираме по този начин ще се появят някои дългосрочни ползи.Задачите ще се изпълняват по-бързо с повече внимание към детайлите, тъй като ще можем да се съсредоточим изцяло върху работата. Вместо да разпръскваме енергията си в множество задачи, можем да се потопим дълбоко във важната задача пред вас.

Какви други ползи можем да извлечем от такъв график:

• Time blocking-a ни дава шанс да подновим ангажимента си към приоритетите и към това, което наистина има значение в живота ни. Това ще стане изключително очевидно, когато блокираме календара си всяка седмица и трябва да вземаме решения за това, което е най-важно.
• Time blocking-a е ключът към елиминирането на отлагането, тъй като ще имаме определено време както да започнем, така и да завършим всяка задачата.
• Блокирането на времето ни помага да станем царете в отказа на срещи. Ако сме блокирали време за срещи, няма да се почувстваме зле ако откажем други такива, които не са в нашия блок.
• Блокирането на времето ни позволява да бъдем по-ефективни, след като сме групирали подобни задачи заедно във времеви блок и може да внесем умения за изпълнение им. Обратното си е абсолютна загуба на ценно време.
• Time blocking-a ни помага да разберем по-добре колко време всъщност отнема изпълнението на задачите. Това ще помогне при бъдещото планиране и поемане на ангажименти.

Критики към метода

Не всеки е фен на блокирането на времето. Има моменти, когато той просто не е практичен.

Основните критики включват:

• Изискванията ви за работа не отговарят на структуриран график. Стриктният график с блокирането на времето не позволява импровизирани срещи. Или незабавните искания от шефа. Когато проблемът не търпи отлагане не можете да кажете „не“, само защото не се вписва в графика ви.
• Графикът ви е съставен от спешни дела. Може да положите усилия, когато планирате деня си, само за да видите как нещата се разпадат, когато сте посрещнати от една спешна задача следвана от друга още по-спешна.
• Това е голяма инвестиция. Блокирането на времето изисква време и енергия всеки ден, за да бъде ефективно. Това не е прост списък със задачи.
• Вашият дневен график е неподвластен на графици. Блокирането на времето е по-лесно, когато работите с ясен набор от ежедневни задачи. Управлението на вашия график може да бъде проблем когато ви се налага да се справяте с множество изисквания.

Този метод за всички ли е подходящ?

Категорично НЕ! 

Блокирането на времето няма да работи за всички. Ако вашата заетос и вашият график са реакционни, тогава блокирането на времето може да бъде повече проблем, отколкото полза.

Някои работни места се състоят почти изцяло от „гасене на пожари“, подпомагане на другите или постоянно приоритизиране на най-важното в момента. Други работни позиции са базирани на задачи в обслужването на клиенти, вътрешни или външни.

Блокирането на времето не работи добре в тези ситуации. Няма непрекъснат час или два в графика ви за блокиране на времето, за да се съсредоточите върху задълбочена работа.

Например, ако сте ръководител на полети или диспечер на компания за товарни превози, блокирането на времето вероятно въобще няма да работи за вас - вашата работа се състои в адаптиране към ситуацията.

Блокирането на времето обаче работи добре за всеки с по-стабилен график. Ако знаете приблизително какво ще правите всеки ден или седмица, можете да използвате блокирането на времето, за да работите по-ефективно и да свършите много повече неща.

Как да блокираме времето

Сега, след като се запознахме с плюсовете и минусите на блокирането на времето, нека да разгледаме някои практически стъпки, които можем да предприемем, за да работи то и за нас:

1. Решете какво ви интересува най-много
   
   Ако имате яснота по този въпрос, ще сте установили основата за вземане на всичките си решения за блокиране на времето. Искате ли повече време с децата си, като същевременно поддържате разумен график? Искате ли повече свобода от имейли и разсейващи срещи? Искате ли да генерирате работа, която е по-смислена и въздействаща? Отговорите на тези важни въпроси ще информират какво се появява в календара ви за блокиране на времето. Както и относителната важност, която давате на планираните елементи.
   
   
2. Създайте списък със задачи
   
   След като разберете какво ви интересува най-много, следващата стъпка е да напишете списъка си със задачи за деня.
   
   Не забравяйте да включите както лични, така и работни задачи. След това групирайте елементи в съответния времеви блок, като „срещи“, „имейл“, „семейно време“ и всякакви други проекти с висока стойност.
   
   Първо насрочете задължителните задачи. Всяка задача с висок приоритет трябва да е в горната част на списъка ви със задачи. И както Айви Лий съветва - нека не са повече от 6 за деня.
   
   Можете също така да „резервирате“ работните си блокове, като първо създадете лични блокове в началото и в края на работния си ден. Това гарантира, че ще имате време и за лични задължения, защото ще ограничите продължителността на работния си ден.
    
3. Практикувайте групиране на задачи
   
   Групиране на задачи е когато изпълнявате куп подобни задачи наведнъж.
   
   Например можете да използвате групирането на задачи за нещо толкова просто като принтене на фактури и поставянето им в пликове. Стандартният начин е индивидуално принтиране, сгъване на всяка фактура, последвано от поставяне в плик и запечатване. След това повтаряте същия процес за следващата.
   
   С групирането на задачи можете да разделите тази по-голяма задача и да изпълнявате всяка по-малка задача отделно.
   
   Ето пример за блокиране на времето чрез групиране на задачи:
   
   Можете да принтирате всичките 100 фактури наведнъж. След това ги сгъвате и поставяте всички в пликове наведнъж. След това запечатайте всички пликове наведнъж.
   
   Дори превключването между по-малки задачи може да загуби значително време. По-добре е да влезете в ритъма до завършване на едно повтарящо се действие. 
   
   
   
4. Опитайте дневна тематика
   
   Дневната тематика е по-усъвършенствана форма за блокиране на времето.
   
   Не само събирате по-малки задачи заедно, но създавате и конкретна тема за целия си ден. Това ви позволява да се съсредоточите върху по-големи области от вашия бизнес.
   
   Например, ако сте собственик на бизнес, може да прекарате целия понеделник в работа, която включва продажби и маркетинг. Във вторник може да се съсредоточите върху задачи, свързани със счетоводство и финанси.
   
   Ако работите върху по-голям проект, можете да изберете да посветите един ден седмично, в който работите само по задачи, свързани с проекта. И оставете ежедневната си работа настрана, за друг ден.
    
5. Използвайте timeboxing
   
   Timeboxing е просто блокиране на конкретна единица време във вашия календар за извършване на бъдеща задача. Ако някога сте приемали покана за среща и сте накарали Outlook автоматично да я добави към календара ви, значи знаете как става.
   
   Можете да добавите повече структура към деня си, като допълнително поставите във времето необходимите задачи.
   
   Да приемем, че работите с разплащателни сметки. Може да се наложи да отделите сутрините си в сряда и петък, за да се съсредоточите върху плащанията си към доставчици.
   
   Можете също така да отделите време в края на всеки месец, за да завършите банковите изравнявания или месечните отчети и анализи.
   
   
6. Намерете своето „най-добро“ време
   
   Едно от основните предимства на блокирането на времето е, че ви позволява да фокусирате енергията си в моменти, когато сте най-продуктивни.
   
   Нашите биоритми често определят способността ни да функционираме добре докато изпълняваме конкретна задача. Някои от нас работят най-добре рано сутрин, докато други работят по-добре следобед.
   
   С блокирането на времето можете да оформите календара си така, че да позволите повече фокус върху критични проекти през най-продуктивните ви периоди. Когато сте по-малко фокусирани, можете да блокирате времето за извършване на по-обикновени повтарящи се задачи, като имейлите примерно.
   
   
7. Предвиждайте време за непредвидени изисквания
   
   Дори най-добрият график може да се разпадне когато се сблъскате с неотложните изисквания и разсейването на момента.
   
   Как блокирането на времето отчита тези важни задачи?
   Това е просто, наистина.
   
   Създайте ежедневен блок за спешни задачи и го използвайте за адресиране на непредвидени имейли или критични елементи в последния момент.
   
   Когато блокирате времето по този начин, вие увеличавате ефективността, като защитавате времето и вниманието, необходими за по-важни задачи.
   
   
8. Използвайте календар за блокиране на времето
   
   Ако ви е трудно да създадете свой собствен план за блокиране на времето, можете да опитате да използвате календара на Google или планер специално създаден за това.
   
   Професорът по компютърни науки и автор на книгата "13 седмици. Метод за ефективно планиране и управление на времето" Кал Нюпорт е създал планер специално за timeblocking (на английски е, естествено).
   
   
   Планерът за управление на времето предоставя „ежедневен метод за задълбочена работа в разсеян свят“. Позволява ви да използвате метода за блокиране на времето, като предоставя решетка, която да блокира всяка минута от деня ви. В нашият Личен Планер сме създали точно такъв лист с блокове за всеки ден и за всеки месеца. Ще добавим и седмичен!

Често срещани грешки при timeblocking-a

Ако никога до сега не сте изпробвали метода за блокиране на време запознайте се с някои често срещани грешки, които трябва да избягвате:

1. Подценяване на времето

Повечето от нас сме виновни, че подценяваме времето, необходимо за изпълнение на дадена задача.

По този повод нека когато създаваме нов блок  да се „презастраховаме“ с времето, за да не се разочароваме от процеса. С практиката ще придобиете по-добро разбиране за времето, което наистина отнема завършването на даден проект или задача и ще можете да планирате в съответствие с него.

2. Забравяне на почивките

Не е важно само да създадете блок за обяд и редовни почивки. Трябва също така да създавате почивки между задачите за максимална ефективност. Оставяйте си 15 минути межди 2 блока за релакс и настройка.

3. Стриктно следване на графика

Може да има дни, в които трябва да се отклоним от графика си.

Трудно е да си представим всеки ден, посветен единствено на обща производителност. Добре е да имаме ежедневна рутина, но не можем да очакваме да се придържаме към нея стриктно всеки ден.

Блокирането на времето не е предназначено да бъде твърда система, а такава, която поддържа нашата продуктивност и растеж. Критичната непланирана почивка винаги е необходима, за да работим по най-добрия начин.

4. Стриктно следване на времевите блокове

Не винаги е нужно да следвате точно вашите времеви блокове, за да работите ефективно.

Въпреки че трябва да спазваме блоковете си във времето, винаги се появяват неочаквани неща. Не се стресирайте твърде много, ако трябва да разместите някои части от цветния си график нагоре, надолу или дори в друг ден.

5. Липса на конкретика във времевите блокове

Ако не сте конкретни, няма да знаете върху какво да работите. Опитайте се да маркирате всички стъпки на по-големите задачи. След това преценете колко време ще ви отнеме всяка малка стъпка..

6. Опит за блокиране на времето в хартиен календар

99,1% от физическите календари бързо се запълват и е трудно да се проследи къде отива цялото ви време. Не можете да поддържате и седмичен или месечен календар толкова лесно. Използването на приложение за цифров календар е по-лесно и по-удобно, но има вероятност нещо да се обърка, да блокира, да забравите да си го следите, да си забравите телефона или лаптопа ви да ви предаде в най-неподходящия момент... И не, не е невъзможно! Аз съм го преживявал лично. 

За това е препоръчително да комбинирате всичко - хартиен планер (чиито листи можете да си принтирате толкова пъти, колкото ви е нужно), дигитален календар и табло с цветни листчета у дома или офиса според възможностите и заетостта ви.

7. Не се планира всичко

Не отделяйте време само за по-важните задачи. Блокирайте време и за административни задачи като отговаряне на имейли. И дори неща като скролване в социалните медии.

Планирането на време за неща, които обикновено са разсейващи, ви позволява да ги ограничите.

Можем да си позволим да имаме малко време, за да хвърлим едно око в Instagram или Facebook, без да се чувстваме виновни. И след като времето изтече да се върнем към важната работа.

След това спокойно можете да се съсредоточите върху поставената задача. Това помага да избегнете натрапчивия глас в главата си, който ви казва да проверите имейлите си или какво е постнала оная кикимора конкурентката ви.

Започнете с този метод от днес

Нека си го признаем - нашият натоварен живот и препълнените ни календари са в основата на всичко. 

Колкото по-добре можем да управляваме своя календар, толкова по-добре можем да управляваме и живота си.

За щастие, timeblocking-a предоставя решение за управление на времето, което може да ни даде много по-голям контрол, креативност, спокойствие и дори щастие. 

Ако имате проблеми с управлението на това, което има значение в работата или бизнеса ви, разгледайте нашите планери. А ако имате и служители Силвина Фурнадживева може да ви предостави най-добрата система за екипна продуктивност.

Photostock: Pixabay, iStock
Източник: betterup.com, monday.com, akiflow.com
Събра, преведе и редактира за вас: Heppy DO